systematisk arbeid

Forebygging og håndtering av konflikter på jobb

by
konflikt

Konflikter på arbeidsplassen kan ikke fullstendig unngås, men med riktig tilnærming kan deres negative innvirkning minimeres. Noen ganger kan også konflikter bidra til nye løsninger, så lenge de håndteres riktig. Da er det viktig at både ledere og personell har noen verktøy for å identifisere og håndtere potensielle konflikter, før det eskalerer til å bli et unødvendig arbeidsmiljøproblem. En av de mest effektive måtene å forebygge konflikter på er gjennom å skape en kultur for åpen kommunikasjon og tydelige forventninger. Når ansatte forstår sine roller og ansvarsområder, reduseres risikoen for misforståelser som kan føre til konflikter. Trening i konflikthåndtering og et støttende arbeidsmiljø bidrar også til å forebygge uoverensstemmelser.

Når konflikter likevel oppstår, er det viktig med tidlig inngripen. Dette forhindrer eskalering og gjør det mulig å finne løsninger før problemene vokser. En nøytral megler kan være avgjørende for å fasilitere en konstruktiv dialog. Fokuser på løsninger fremfor skyld, og dokumenter alle steg i prosessen.

Eksempler på effektiv konflikthåndtering

Eksempel 1: Uenighet om arbeidsoppgaver I en situasjon der to ansatte er uenige om fordeling av arbeidsoppgaver, kan en tidlig inngripen fra en leder forhindre at konflikten eskalerer. Ved å arrangere et møte der begge parter kan uttrykke sine synspunkter, kan lederen bidra til å klargjøre ansvarsområdene og omfordele oppgaver dersom det er nødvendig. Dette reduserer misnøye og forbedrer samarbeidet.

Eksempel 2: Personlig konflikt mellom kolleger Når personlige konflikter oppstår, kan en ekstern nøytral megler bistå. Konsulenter hos HMSI har erfaring med å gjennomføre meklingsprosesser der begge parter får uttrykke seg i en trygg og strukturert setting. Gjennom dialog og veiledning finner vi ofte løsninger som begge parter kan akseptere, noe som gjenoppretter et godt arbeidsmiljø. Da har vi formøter og evaluering i etterkant for å sikre et ryddig forløp.

Eksempel 3: Kultur- og kommunikasjonsproblemer I en bedrift med et mangfold av kulturer kan kommunikasjonssvikt føre til konflikter. HMSI kan tilby kulturforståelses- og kommunikasjonstrening, som hjelper ansatte med å forstå og respektere hverandres ulikheter. Dette forebygger konflikter og fremmer et inkluderende arbeidsmiljø. Våre kurs tilpasses etter behov hos virksomheten.

Kontakt HMSI for råd og veiledning

HMSI har lang erfaring med konflikthåndtering og tilbyr profesjonell rådgivning og veiledning. Ta kontakt for mer informasjon.

Tiltak i jobber med høy emosjonell belastning: Kollegastøtte

by
kollegastøtte

I dagens arbeidsliv opplever mange yrkesgrupper høy emosjonell belastning, spesielt innen helsevesen, sosialt arbeid, politi, brannvesen og undervisning. Daglig håndtering av stress, kriser og menneskelig lidelse kan føre til utbrenthet og psykiske helseutfordringer. Derfor kan et forebyggende tiltak være å innføre systematisk kollegastøtte som et tiltak for å opprettholde trivsel og omsorg for de ansatte.

Kollegastøtte innebærer at ansatte støtter hverandre emosjonelt og faglig i arbeidshverdagen. Ved å etablere formelle kanaler, som veiledning og samtalegrupper, sikrer man at støtten blir systematisk og tilgjengelig for alle. Det er viktig å jobbe med å etablere “det trygge rommet” som skaper takhøyde for god dialog. Dette skaper et arbeidsmiljø der medarbeiderne føler seg trygge, sett og hørt, og hvor de kan dele sine opplevelser og utfordringer.

Fordelene med kollegastøtte er mange. For det første kan det redusere stress og forhindre utbrenthet ved at ansatte kan dele belastende opplevelser med kolleger som forstår situasjonen. Å vite at man ikke er alene om utfordringene kan være en stor trøst. Videre bidrar kollegastøtte til bedre psykisk helse ved å gi en plattform for emosjonell ventilering, noe som kan redusere risikoen for angst og depresjon. Det øker også jobbtilfredsheten, da ansatte som føler seg støttet av kolleger er mer motiverte og engasjerte.

For å implementere systematisk kollegastøtte kan bedrifter etablere formelle støtteprogrammer som veiledning, mentorordninger og strukturerte samtalegrupper. Ledelsen bør fremme en kultur for åpenhet og tillit, der ansatte føler seg trygge på å dele sine opplevelser. Trening i emosjonell intelligens kan hjelpe ansatte med å forstå og håndtere følelser bedre, noe som styrker kollegastøtten og forbedrer kommunikasjonen. Regelmessige møter og debriefing etter krevende hendelser gir ansatte en strukturert mulighet til å dele sine opplevelser og få nødvendig støtte. Tilgang til ressurser som psykologer og rådgivere kan også være et viktig supplement til den kollegiale støtten.

Systematisk kollegastøtte er en avgjørende komponent for å håndtere den emosjonelle belastningen som mange yrkesgrupper opplever. Ved å fremme en kultur av støtte og åpenhet, og ved å implementere formelle støtteprogrammer, kan arbeidsplasser bidra til bedre psykisk helse, redusert stress og økt jobbtilfredshet blant ansatte. I en tid der emosjonell belastning er en del av arbeidshverdagen for mange, er det viktigere enn noen gang å ta vare på hverandre gjennom systematisk og organisert kollegastøtte.

Erfaringer fra en avlastningsbolig, hvordan styrke arbeidsmiljøet?

by
arbeidsmiljø

På sidene til Stami finner vi en artikkel som omhandler et godt eksempel på hvordan en virksomhet kan jobbe for å styrke eget arbeidsmiljø.

I hjertet av Skien kommune har Einaren Avlastingsbustad tatt et betydelig skritt mot å styrke sitt arbeidsmiljø gjennom implementeringen av ‘En bra dag på jobb’. Denne nyskapende tilnærmingen til å fremme trivsel og effektivitet på arbeidsplassen har ikke bare fanget interessen til ledelsen, men også engasjert de ansatte i en kollektiv innsats for å forbedre deres arbeidsforhold.

Mens mange bedrifter kanskje ser på sitt arbeidsmiljø som tilfredsstillende, var det hos Einaren Avlastingsbustad et ønske om å heve standarden ytterligere som førte til valget av ‘En bra dag på jobb’. Ledelsen erkjente at selv om situasjonen ikke var dårlig, fantes det alltid rom for forbedring. Å ta tak i utfordrende situasjoner, spesielt de knyttet til krevende pasientforhold og høye emosjonelle krav, var av høyeste prioritet for de ansatte.

Gjennom en dedikert prosess med ‘En bra dag på jobb’ har Einaren Avlastingsbustad ikke bare styrket samarbeidet mellom kollegaer, men også etablert gode rutiner for å håndtere ubehagelige situasjoner. Denne inkluderende tilnærmingen har skapt en lavere terskel for å ta opp vanskelige temaer og har ført til økt åpenhet og forståelse blant de ansatte.

En av nøkkelfaktorene for suksessen til ‘En bra dag på jobb’ hos Einaren Avlastingsbustad har vært den praktiske tilretteleggingen av verktøyet. Ved å sette av dedikert tid til å gjennomføre møtene, har ledelsen sikret full deltakelse fra alle nivåer av personalet. Dette har resultert i produktive diskusjoner og konkrete tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet.

En viktig observasjon er at ‘En bra dag på jobb’ ikke bare er et verktøy for å identifisere utfordringer, men også for å finne løsninger. Ved å følge opp med jevnlige evalueringer og målsettinger, sikrer Einaren Avlastingsbustad at trivselen på arbeidsplassen forblir en kontinuerlig prioritet.

Det er tydelig at Einaren Avlastingsbustad ser verdien av å investere i sitt arbeidsmiljø. Som enhetsleder Hanne Broby påpeker, er et godt arbeidsmiljø grunnmuren for enhver virksomhet. Ved å skape et trygt og trivelig miljø for de ansatte, legger de også grunnlaget for høy kvalitet i tjenestene de leverer til sine brukere.

Gjennom deres suksesshistorie med ‘En bra dag på jobb’ har Einaren Avlastingsbustad vist vei for hvordan bedrifter kan styrke sitt arbeidsmiljø og dermed skape en mer produktiv og trivelig arbeidsplass for alle. HMSI har lang erfaring med arbeidsmiljøutvikling. Vi har verktøy som bidrar til dialog og systematisk jobbing, som igjen resulterer i gode resultater for virksomheten. Ta gjerne kontakt med oss for mer informasjon.

Steg for steg: Slik utarbeider du en effektiv HMS-handlingsplan

by
handlingsplan

En HMS-handlingsplan, eller en handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet, er et verktøy som brukes til å planlegge og gjennomføre tiltak som skal sikre et godt arbeidsmiljø og forebygge ulykker og skader på arbeidsplassen. En HMS-handlingsplan er en konkret og systematisk plan for hvordan virksomheten skal arbeide med HMS-utfordringer, og den er et viktig verktøy for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

En HMS-handlingsplan skal være forankret i virksomhetens HMS-policy og HMS-mål, og den skal ta utgangspunkt i en grundig risikovurdering av arbeidsmiljøet. Planen skal inneholde en oversikt over de tiltakene som er nødvendige for å oppnå en tilfredsstillende HMS-standard i virksomheten, og den skal være tidsfestet og konkret slik at det er enkelt å følge opp og evaluere tiltakene.

HMS-handlingsplanen skal også inneholde en beskrivelse av ansvarsfordelingen og hvordan arbeidet med HMS skal organiseres og gjennomføres. Det er viktig at alle ansatte kjenner til planen og er med på å gjennomføre tiltakene som er satt opp.

En god HMS-handlingsplan kan bidra til å skape et trygt og trivelig arbeidsmiljø, redusere sykefravær og skader på arbeidsplassen, samt oppfylle lovkravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det er også viktig å evaluere og oppdatere HMS-handlingsplanen jevnlig for å sikre at den er relevant og tilpasset virksomhetens behov og risikoforhold.

For å utvikle en god HMS-handlingsplan, er det viktig å involvere alle ansatte og sikre at det er et tverrfaglig samarbeid. En grundig risikovurdering av arbeidsmiljøet er også en viktig forutsetning for å utvikle en god plan. Det er også viktig å ha fokus på dokumentasjon av planen og tiltakene som gjennomføres, slik at det er enkelt å evaluere og følge opp HMS-arbeidet.

Slik implementerer du internkontroll i din virksomhet

by
imp

Internkontroll er en systematisk tilnærming til å håndtere risikoer og sikre at en virksomhet overholder lovkrav og standarder. Implementering av internkontroll er avgjørende for å beskytte både ansatte og organisasjonen som helhet. Det er flere trinn involvert i å implementere internkontroll, og dette blogginnlegget vil gi noen tips og råd om hvordan man kan gjøre det på en effektiv måte.

  1. Skaff deg en god forståelse av hva internkontroll er

Det første trinnet i å implementere internkontroll er å forstå hva det faktisk betyr. Internkontroll er ikke bare et sett med dokumenter eller en sjekkliste som skal følges. Det er en systematisk tilnærming som involverer hele organisasjonen og krever at alle ansatte er engasjert og involvert.

  1. Identifiser kravene som gjelder for din virksomhet

Det neste trinnet er å identifisere kravene som gjelder for din virksomhet. Dette kan omfatte lover, forskrifter, standarder eller retningslinjer som er relevante for din bransje eller virksomhet. Du må også ta hensyn til risikofaktorer og størrelsen på organisasjonen din når du identifiserer disse kravene.

  1. Kartlegg farer og problemer

Det neste trinnet er å kartlegge farer og problemer som kan påvirke helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Dette kan inkludere risikofaktorer som fysiske farer, ergonomiske utfordringer, kjemikalier, brannrisiko og mer. Kartleggingen skal gi deg en oversikt over hvilke tiltak som må iverksettes for å redusere risiko og farer.

  1. Sett opp mål for helse, miljø og sikkerhet

Sett opp mål for helse, miljø og sikkerhet basert på resultatene av kartleggingen av farer og problemer. Disse målene bør være realistiske, målbare og spesifikke, slik at du kan evaluere om målene er oppnådd. Målene bør også være relevante for virksomhetens størrelse og risikofaktorer.

  1. Involver ansatte

Implementering av internkontroll krever at alle ansatte er involvert. Du må sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om internkontroll og deres rolle i å opprettholde et sikkert og helsefremmende arbeidsmiljø. Involver ansatte i kartleggingen av farer og problemer, og la dem bidra til utarbeidelse av tiltak for å redusere risiko.

  1. Dokumenter alt

Det er viktig å dokumentere alle trinn i implementeringen av internkontroll. Dette inkluderer kartleggingen av farer og problemer, målsetning, tiltak og evaluering. Dokumentasjonen bør være lett tilgjengelig og oppdatert, og alle ansatte bør ha tilgang til relevant dokumentasjon.

  1. Gjennomfør regelmessig evaluering og forbedring