Kartlegging

Spør, lytt, gjør: Tre steg til et bedre arbeidsmiljø

by

Arbeidsmiljøkartlegging er blitt en kjent øvelse i mange virksomheter. Et spørreskjema sendes ut, svarene samles inn, og kanskje får man en graf eller to i retur. Men hva skjer så?

Altfor ofte stopper det der. Kartleggingen blir et rituale – gjennomført fordi man “skal”, ikke fordi man faktisk ønsker innsikt, utvikling eller endring. Men når vi tar kartlegging på alvor, kan den bli et kraftfullt verktøy for å bygge trygghet, forebygge sykefravær og styrke arbeidsfellesskapet.

Mer enn bare tall og statistikk

Et godt arbeidsmiljø handler om mennesker, ikke bare målinger. Derfor bør kartleggingen også handle om tillit, involvering og en felles vilje til å gjøre ting bedre – sammen. Tallene er viktige, men de må tolkes med blikk for helheten og med rom for dialog.

I HMSI ser vi gang på gang hvor verdifullt det er når arbeidsmiljøkartlegging gjennomføres via en god prosess med involvering. Når ansatte kjenner seg sett og hørt, vokser både engasjementet og lojaliteten.

Hva bør vi kartlegge?

Et helhetlig bilde av arbeidsmiljøet krever at vi ser bredt. Det fysiske miljøet – som lys, støy, ergonomi og inneklima – er viktig, men det er sjelden hele forklaringen. Minst like avgjørende er det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet:

  • Hvordan oppleves samarbeidet og samholdet?
  • Er det tydelige roller og rimelige forventninger?
  • Blir ansatte inkludert i beslutninger som angår deres hverdag?
  • Oppleves det trygt å si fra – også om det som er vanskelig?

Spørsmålene som åpner rom

Noen ganger handler god kartlegging rett og slett om å stille bedre spørsmål – og være oppriktig interessert i svarene. I stedet for å spørre “Hvor fornøyd er du på jobb på en skala fra 1 til 5?”, kan vi spørre:

  • Hva fungerer godt her – og hva skal vi ta vare på?
  • Hva gjør arbeidshverdagen din krevende?
  • Når kjenner du deg mest trygg og motivert?
  • Hva savner du – fra kollegaer, ledelse eller organisasjon?

Slike spørsmål gir ikke nødvendigvis enkle svar. Men de gir verdifull innsikt – og mulighet til å ta tak i det som betyr noe.

Kartlegging som skaper bevegelse

Den største feilen arbeidsgivere gjør, er å be om ærlige tilbakemeldinger uten å gjøre noe med dem. For ansatte er det demotiverende – og på sikt ødeleggende – å oppleve at ærlighet ikke fører til endring.

Skal kartlegging gi mening, må den følges av handling. Det trenger ikke være store tiltak. Det viktigste er å vise at innspill tas på alvor – og at forbedringer skjer i samarbeid med de det gjelder.

Vil du vite mer om hvordan du kan gjennomføre en god arbeidsmiljøkartlegging? Ta kontakt med oss i HMSI – vi hjelper deg gjerne med å skreddersy en prosess som passer din arbeidsplass og dine behov.

Et HMS-utvalg kan hjelpe dere til et enda bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær

by
HMS-utvalg

I en avdeling eller en liten bedrift er det ofte en tendens til å undervurdere betydningen av et systematisk arbeidsmiljøarbeid. Et Helse, Miljø og Sikkerhets (HMS) utvalg kan være nøkkelen til å skape en sikker og helsefremmende arbeidsplass. Men hvordan kan man etablere og jobbe med HMS-utvalget?

Trinn 1: Identifisere behovet og etablere engasjement

Det første skrittet i å opprette et HMS-utvalg er å erkjenne behovet for systematisk arbeidsmiljøarbeid. Dette kan oppnås gjennom åpne samtaler med ansatte for å identifisere potensielle utfordringer og risikoområder. Engasjement fra både ledelse og ansatte er viktig for å oppnå felles mål.

Trinn 2: Utvelgelse av medlemmer

Velg nøkkelpersoner fra ulike deler av organisasjonen for å danne HMS-utvalget. Dette inkluderer representanter fra ledelsen, fagforeninger, verneombud og ansatte. Mangfoldet i utvalget sikrer ulike perspektiver og en bredde i tilnærmingen til arbeidsmiljøspørsmål.

Trinn 3: Utvikling av arbeidsplan og målsettinger

Definer klare mål for HMS-utvalget og utvikle en arbeidsplan som inkluderer periodiske møter, evaluering av risikoområder, og implementering av konkrete tiltak. Målsettinger bør være konkrete, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART).

Trinn 4: Risikovurdering og handlingsplaner

Gjennomfør en grundig risikovurdering av arbeidsmiljøet. Identifiser potensielle farer og utvikle handlingsplaner for å redusere eller eliminere risikoen. Dette kan inkludere opplæring, investering i sikkerhetsutstyr, eller endringer i arbeidsprosesser.

Fordeler ved å jobbe systematisk med arbeidsmiljøarbeid:

1. Økt trivsel og lavere sykefravær:

Et systematisk arbeidsmiljøarbeid med bred involvering gir økt trivsel for alle parter på arbeidsplassen. Flere undersøkelser viser også at arbeidsplasser som jobber systematisk med HMS-arbeid har lavere sykefravær.

LEAN for effektivisering på arbeidsplasser

by
LEAN

LEAN-metoden har sin opprinnelse i produksjonsmiljøet, men dens suksess har ført til en utvidelse til ulike bransjer og arbeidsplasser. Men hvordan kan du ta i bruk metoden?

Enten du jobber på et kontor, i helsevesenet eller innenfor serviceindustrien, kan LEAN være nøkkelen til å optimalisere prosesser, eliminere sløsing og forbedre kvalitet. Dette blogginnlegget vil utforske hvordan du kan ta i bruk LEAN-prinsippene uansett hvilken type arbeidsplass du befinner deg på.

1. Forstå LEAN-Prinsippene: Før du begynner implementeringen, er det viktig å forstå de grunnleggende prinsippene bak LEAN. Definér kundeverdi, kartlegg verdistrømmen, skap flyt, bruk styringsmodeller og tilstrebe perfeksjon i alle ledd. Disse prinsippene danner fundamentet for LEAN og kan tilpasses ulike arbeidsmiljøer.

2. Anvend LEAN på Kontoret: På et kontor kan LEAN hjelpe med å effektivisere arbeidsprosesser. Identifiser unødvendige trinn i arbeidsflyten, reduser ventetid og implementer visuell styring for å gjøre prosessene mer transparente.

3. LEAN i Helsevesenet: Innen helsevesenet kan LEAN bidra til å redusere ventetid for pasienter, optimalisere ressursbruk og forbedre kommunikasjonen mellom avdelinger. Verdistrømskartlegging kan være spesielt nyttig for å visualisere og forstå pasientens reise gjennom helsevesenet.

4. Serviceindustrien og LEAN: Servicebedrifter kan dra nytte av LEAN ved å fokusere på kundeverdi, eliminere unødvendige trinn i tjenesteleveransen og forbedre responsiviteten.

5. Engasjer Ansatte: LEAN er ikke bare en ledelsesbeslutning; det er en forbedringsprosess som involverer alle ansatte. Oppmuntre til åpne diskusjoner, samarbeid og deling av ideer for å kontinuerlig forbedre arbeidsprosessene.

6.. Kontinuerlig Forbedring: En av hjørnesteinene i LEAN-filosofien er kontinuerlig forbedring. Oppmuntre til å evaluere prosesser jevnlig, samle tilbakemeldinger fra ansatte og kunder, og gjør justeringer der det er nødvendig.

7. Tilpass LEAN til din arbeidsplass: LEAN er ikke en “one-size-fits-all” løsning. Tilpass metodene og verktøyene til din arbeidsplass. Hvert miljø har unike utfordringer og muligheter, og tilpasning er viktig. For å kartlegge styrker og utfordringer på din arbeidsplass kan du benytte SWOT analyse som en del av kartleggingen, denne metoden kan du bruke i startfasen og underveis i evaluering av tiltak i en LEAN prosessen.